Ini sudah sangat lumrah, kita seringkali ada di kondisi ini. Dimana kita diharuskan melakukan komunikasi bisnis di sebuah meeting dengan seseorang yang cenderung lebih senior atau lebih penting. Tingkatan jabatan berada diatas level kita, atau kita memang pada kondisi sangat berkebutuhan dengan orang tersebut.
Bukan rahasia pula, kondisi tersebut merupakan beban untuk sebagian orang. Minder dan keterbatasan pengetahuan kerap jadi alasan. Ketakutan untuk “Tidak Dihiraukan” membayangi kita bahkan sebelum meeting tersebut terlaksana. Padahal kita bisa mencegah hal-hal tersebut jika kita mengetahui Strateginya.
Berikut Tips-tips yang bisa kita gunakan ketika diharuskan menemui orang dengan level pekerjaan lebih tinggi dan diharuskan untuk memuluskan agenda bisnis kita:
CARI TAU, LAKUKAN RISET PERIHAL ORANG TERSEBUT.
Istilah Stalking cukup popular dikalangan anak-anak yang galau karena percintaan, tapi stalking (dengan cara yang tidak berlebihan tentunya) juga bisa kita lakukan kepada tokoh yang akan kita temui di meeting. Bisa dengan follow akun Sosial media untuk mengetahui keminatannya ataupun melihat track record nya di akun Linkedin. Anda bisa menciptakan pembicaran penghantar yang disesuaikan dengan keminatan atau background kerjanya tersebut.
CARI TAU “PROBLEM” DAN “NEEDS” DIA ATAU PERUSAHAANNYA.
Berhentilah untuk memulai pembicaraan dengan panjang lebar menunjukan CompanyProfile perusahaan kita. Mereka belum tentu (bahkan kemungkinan besar) tidak perlu itu. Cari tau permasalahan dia atau perusahaan tempat dia berkerja. Lalu mulailah pembicaraan mengenai hal tersebut dengan tone yang tidak negatif.
PERHATIKAN BAHASA TUBUH.
Ini hal penting yang sering terlupa. Orang-orang penting kerap memperhatikan Bahasa tubuh lawan bicara. Karena secara tidak langsung mereka berfikir bahwa bukan mereka yang berkebutuhan di meeting ini, sehingga setiap gesture yang dianggap merendahkan mereka, akan berdampak mereka tidak memperdulikan kita. Condongkan badan kedepan dengan tidak kaku. Jaga volume suara anda untuk tidak terlalu kecil tapi tidak juga terkesan mendesak. Pandang mata dengan fokus tapi bersahabat. Dan perbanyak senyum, jadilah tamu yang menyenangkan.
PERBANYAK MENDENGAR.
Jangan mendominasi keseluruhan pembicaraan, bahkan anda harus secara jelas meminta orang tersebut memberikan pandangannya. Buat mereka nyaman dengan pembicaraan dua arah ini.
KOMPOSISI 80% PEMBICARAAN FOKUS, 20% KONTEN SELINGAN
Ingat, mereka merasa anda yang membutuhkan mereka, jangan banyak mengisi pembicaraan dengan konten tidak berhubungan yang mereka anggap membuang waktu mereka. Dan peka-lah dengan air muka lawan bicara. Jika terlihat tidak menaruh minat, segera arahkan pembicaraan anda kembali ke konten utama.
BUAT KESIMPULAN DAN JELASKAN CALL TO ACTION.
Karena kita yang berkepentingan, kitalah yang harus menyimpulkan serta merumuskan Call to Action. Tapi harap hati-hati, atur penyebutan call to action dengan kesan tidak memerintah, karena mereka pada posisi bebas mengatur apa yang mereka mau lakukan. Sebutkan list call to action lebih kepada ingin membantu menyimpulkan.
Dengan tips-tips tersebut, kita bisa memberikan kesan yang baik dalam meeting kita bersama pihak tersebut. Komunikasi yang baik, biasanya menimbulkan respek yang baik dari lawan bicara sekalipun mereka belum tentu memiliki kepentingan langsung kepada kita.